Información documentada que mantener y conservar

Por Laura Delissi

¿Sabés la diferencia entre la información documentada que se debe mantener y la que se debe conservar?

Comencemos en primer lugar por definir a qué llamamos información documentada. Bueno, podríamos buscar definiciones de normas de referencia, pero vamos a desarrollar un concepto más informal, que la define como aquella información que un laboratorio posee para desarrollar sus actividades, por ejemplo procedimientos, instructivos, manuales, formularios, etc. Pero.. ¿cuál de ella se mantiene y cuál se conserva?

🔸 Información documentada a mantener
Existen documentos que deben mantenerse en el laboratorio y esto significa que deben permanecer dentro del sistema de gestión de calidad mientras sean de utilidad. 
📌 ¿Qué ventajas posee mantener estos documentos?
▪ Brindan la posibilidad de comunicar información: cuando redactamos un documento del SGC buscamos que el personal que requiera de esa información la conozca, y esta escritura es una forma de comunicarlo. 
▪ Genera la conservación del conocimiento: el personal del laboratorio puede rotar, y llevarse consigo la forma de trabajo enseñada y desarrollada en el laboratorio. Para que esto no suceda, y los conocimientos se puedan conservar en el tiempo, el desarrollo de documentos es importante.
▪ Intercambiar conocimientos: a la hora de desarrollar documentos, el personal parte del debate, del consenso y de la experiencia, lo que culmina con un documento sumamente nutritivo y real. 
📌 Ejemplos de información documentada que se mantiene
▪ Política de calidad
▪ Alcance del SGC
▪ Objetivos de calidad
▪ Manual de calidad
▪ Organigrama
▪ Procedimientos e instructivos 
▪ Documentos externos

🔸 Información documentada a conserva
Llamamos así a toda información que proporciona evidencia objetiva sobre una actividad desarrollada, por eso es la más buscada por los auditores. 
📌¿Qué ventajas posee conservar estos documentos?
▪ Demostrar la conformidad con los requisitos del SGC: por ejemplo lo descripto en programas de calibraciones, matrices de riesgo, etc. 
▪ Demostrar el rendimiento y la eficacia del SGC: cuando por ejemplo se habla de indicadores u objetivos
▪ Permite tomar decisiones: los datos que contiene este tipo de documentos nos define si una actividad ha sido desarrollada de forma adecuada o si se debe repetir o redefinir
📌Ejemplos de información documentada que se conserva
▪ Registros
▪ Certificados de calibración
▪ Informes de ensayo
▪ Presupuestos
▪ Ordenes de trabajo